Vous envisagez de réaliser une manifestation sportive ?
Que ce soit à but lucratif ou non, un tel évènement nécessite une bonne dose de préparation.
Une coopération entre tous les membres de l’équipe s’impose avant, pendant, voire après le jour J. Tour d’horizon des étapes à suivre pour réussir votre organisation.
Commencer par la base : définir le projet
Comme toute planification, l’organisation d’un évènement sportif nécessite un plan de préparation.
Que vous soyez une association, une entreprise à but lucratif, une école ou un centre quelconque, la définition de vos objectifs est avant tout nécessaire. Il faut déterminer au préalable les détails de l’évènement. Vous devez alors pouvoir répondre aux questions basiques du genre « Pourquoi ? Pour qui ? Avec qui ? Quel financement… ? ».
Bien tracer le projet vous permet de vous lancer sereinement dans toutes les autres étapes de préparation. Sans des explications solides sur l’évènement, vous obtiendrez difficilement le soutien des organismes de financement. Il en est de même pour les autorités étatiques qui sont habilitées pour l’octroi des autorisations.
Mettre en place une commission administrative
Ce comité sera chargé du secrétariat courant de l’organisation. Des lettres, des invitations, diverses demandes nécessiteront d’être rédigées et envoyées. Il faut alors des responsables pour s’en occuper.
Une division comptabilité doit faire partie de cette commission. Les comptables auront pour mission d’enregistrer les futures recettes. Celles-ci concernent, entre autres, les subventions, les frais d’inscription et la billetterie. Les garants de la comptabilité se chargeront aussi de la tenue des dépenses comme les achats de marchandises, le paiement des fournisseurs et des prestataires.
Les fonctions touchant la relation avec l’administration publique font partie des tâches de cette commission.
Demande d’autorisation auprès des autorités
Il s’agit d’une étape incontournable et à réaliser dans les délais prévus par la loi. Vous vous demandez sûrement où solliciter l’accord pour votre évènement.
Cela dépend de l’ampleur de ce dernier. La mairie s’occupe de l’octroi des autorisations relatives aux rassemblements ayant lieu dans la commune.
Le maire décide alors de la réponse, positive ou non, à votre demande. Si plusieurs communes sont concernées par la manifestation, il appartient à la préfecture de décider. Vous envisagez de réunir plus de 5 000 participants et spectateurs à votre évènement ?
Le préfet de la ville doit en être informé.
Une commission communication, élément fondamental pour aboutir au succès
Pour que le public soit au courant et attiré par votre évènement, la communication doit faire mouche. Il faut alors une équipe qui se chargera de lancer le programme dans les divers médias. Cette commission se sert de tous les outils marketing pour faire connaître la rencontre sportive. Vous pouvez organiser des spots publicitaires destinés à la radio et à la télévision.
Utiliser les réseaux sociaux comme Facebook pour la création d’évènements devient, de nos jours, une solution rapide et efficace. La participation des cibles dépend, en grande partie, de la réussite du travail de l’équipe communication.
Assurer une bonne visibilité : les outils nécessaires
Des supports permettent d’améliorer votre visibilité et celle des sponsors lors de l’évènement. Vous pouvez installer diverses signalétiques à grand impact. Les voiles personnalisables, par exemple, servent à limiter les circuits des coureurs. Mettre en place des tentes publicitaires contribue au confort des participants, des membres de l’équipe et du public, tout en lançant les sponsors.
Les stands, les arches et les gonflables peuvent être personnalisés pour émettre des messages à grande visibilité. La commande de ces supports se réalise d’avance auprès des fournisseurs de signalétique.
Trouver des sponsors : une tâche de la commission finance
Chercher des sponsors peut être dur et décourageant.
Pourtant, vous réussirez à coup sûr avec les bonnes techniques et la bonne équipe. La base revient à la bonne définition de votre projet. Pour financer votre manifestation, les entreprises et autres entités ont besoin de comprendre votre finalité. Créez alors un dossier de sponsoring étalant les détails de l’évènement et ses bienfaits.
Dans ce dossier doivent également se tracer les avantages pour vos futurs partenaires. Avant de frapper aux portes des sociétés, il semble préférable de lister les cibles.
Les entreprises qui se trouvent aux environs du lieu de la manifestation doivent figurer dans la liste.
Vous pouvez aussi collaborer avec des marques qui partagent vos points de vue et objectifs. Un appel téléphonique, un mail ou une rencontre durant les salons, les foires… peuvent constituer une prise de contact.
Pour aboutir au contrat de sponsoring, envoyez les grands négociateurs de l’équipe au rendez-vous de présentation.
Prévoir une assurance
Pour organiser une compétition sportive, vous devez souscrire une assurance responsabilité civile. Les employés ainsi que les bénévoles doivent également être assurés.
L’assurance couvre les participants à l’évènement. Cela s’avère important, vu que des incidents sur l’état de santé des intervenants sont courants durant les séances de sport.
Des accidents peuvent, à tout temps, survenir. Les cas des participants qui tombent malades doivent se préparer en avance.
Une amende et une peine d’emprisonnement attendent les organisateurs ne respectant pas les règles sur l’assurance.
La sécurité avant tout
Lorsque vous organisez une manifestation sportive, vous êtes garant de la sécurité durant l’évènement. Le local, les équipements et l’équipe de sécurité doivent alors se conformer aux normes en vigueur. Pour assurer le bon déroulement de la rencontre, vous pouvez recourir à un service d’ordre qui sera facturé à votre charge.
Le gardiennage contribue également à la réussite de la ou des journées. La manifestation sportive ne donne pas accès à la vente de boissons alcoolisées sauf avec un accord de dérogation pour la bière, le cidre et le vin. Si l’évènement touche la voie publique, il faudra avertir la commission communale de sécurité.
Commission sportive et logistique : le vif du sujet
Si les fonctions administratives, de communication et de sécurité ont toutes leurs importances, le comité relatif au sport ne doit pas être délaissé. En effet, il s’agit de la finalité même de l’organisation.
L’équipe se charge de l’administration des participants. Elle enregistre les inscriptions et évalue leur recevabilité. Le suivi des dossiers revient à la commission sportive.
Cette dernière gère également les épreuves du jour J. Il faut organiser les horaires et les classements ainsi que le déroulement des évènements. L’équipe logistique se charge des lieux de compétition.
Elle met en place les espaces participants, arrange le stationnement, la zone spectateurs…
La restauration est inséparable de ces rassemblements publics. Les ravitaillements et la buvette reviennent à la logistique.
Constitution des commissions
La détermination des membres de chaque équipe doit se faire de manière soigneuse. Une mauvaise composition impactera sur la réalisation des tâches attribuées aux commissions. Une personne intègre un groupe selon ses compétences. Ainsi, les individus avec une grande aisance organisationnelle rejoignent les fonctions administratives.
La communication est réservée à ces créatifs qui sont prêts à innover dans les moyens de relation avec le public. Il faut des membres dotés du goût des chiffres pour assurer la comptabilité. Négocier avec les sponsors potentiels exige de la fibre relationnelle. Vous pouvez mettre en place une commission de coordination pour gérer toutes les équipes.
Ainsi, l’organisation d’un évènement sportif demande beaucoup de travail. Ce dernier doit se répartir selon les tâches à accomplir. Ainsi, chaque commission réalise les fonctions qui lui sont attribuées. Le succès découlera de la réussite de l’ensemble, comprenant l’administration, la communication, la sécurité, la finance, la logistique et le sport.